Poszukiwanie informacji o możliwości ubiegania się zamówienie publiczne

Omówienie najpopularniejszych źródeł informacji o zamówieniach publicznych.

Aby zostać wykonawcą zamówienia publicznego, trzeba przede wszystkim wiedzieć, że zamawiający chce zlecić realizację takiego zamówienia i poszukuje jego wykonawcy. Informacje o postępowaniach o zamówienie publiczne, najczęściej w formie ogłoszenia, można znaleźć w następujących miejscach:

• strona BIP lub strona internetowa zamawiającego; znajdują się tam zakładki zatytułowane zamówienia publiczne, w których umieszczane są ogłoszenia o postępowaniach, bez względu na wartość zamówienia; na stronie BIP umieszczane są także plany zamówień publicznych, które stanowią cenną informację o tym, jakie zamówienia o wartości równej lub większej niż 130 tys. zł zamierza w danym roku zlecić zamawiający
• Biuletyn Zamówień Publicznych, gdzie zamawiający umieszczają ogłoszenia o zamówieniach o wartości równej lub większej niż 130 tys. zł
• elektroniczne platformy, na których zamawiający zamieszczają ogłoszenia o zamówieniach i poprzez które można złożyć ofertę, na przykład: Platforma Zakupowa czy też rządowa Platforma e-Zamówienia

Jeżeli zamówienie udzielane jest w ramach projektu finansowanego ze środków unijnych funduszy strukturalnych, na przykład Europejskiego Funduszu Społecznego lub Funduszu Spójności, to miejscem gdzie ogłoszenie musi zostać umieszczone jest Baza konkurencyjności. Obowiązek ten dotyczy każdego zamówienia o wartości powyżej 50 tys. złotych udzielanego przez zamawiającego spoza sektora publicznego, na przykład podmiotu ekonomii społecznej realizującego projekt oraz zamówień o wartości od 50 tys. zł a poniżej 130 tys. zł w przypadku zamawiających należących do sektora publicznego. 

Wybór wykonawcy zamówienia publicznego nie zawsze musi wiązać się z otwartym ogłoszeniem. Zamówienia o małej wartości (o kwocie decyduje zamawiający) mogą być udzielane bezpośrednio danemu wykonawcy lub poprzez rozpoznanie rynku czy zapytanie ofertowe rozsyłane do kilku konkretnych potencjalnych wykonawców. Dlatego podmioty ekonomii społecznej powinny jak najszerzej informować o swojej ofercie, tak, aby zamawiający mogli je uwzględniać przy tego rodzaju zamówieniach.

Bazy danych o ofercie podmiotów ekonomii społecznej zbierane są i publikowane przez Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej czy też przez Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej. Ciekawym przykładem wsparcia podmiotów ekonomii społecznej do informacji o zamówieniach publicznych jest zakładka Ogłoszenia na stronie internetowej poświęconej ekonomii społecznej prowadzonej przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu. Znajduje się w niej użyteczna wyszukiwarka ofert skierowanych do podmiotów ekonomii społecznej. Innym przykładem jest Baza Danych o Podmiotach Ekonomii Społecznej na stronie internetowej poświęconej ekonomii społecznej prowadzonej przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Gdańsku. W bazie ujęto podstawowe informacje o istniejących na Pomorzu Podmiotach Ekonomii Społecznej i ich ofercie. 

Analiza ogłoszenia i decydowanie o udziale w postępowaniu 

Zawartość ogłoszenia o wszczęciu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego i weryfikacja spełnienia warunków udziału w postępowaniu

Najczęściej podstawową informacją o postępowaniu o zamówienie publiczne jest ogłoszenie, w którym znaleźć można podstawowe informacje, takie jak:

• nazwa i adres zamawiającego
• określenie trybu zamówienia
• informacje, gdzie są zamieszczone dokumenty postępowania
• określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
• informacja o możliwości złożenia oferty wariantowej, wspólnej, dopuszczenie podwykonawstwa
• termin wykonania zamówienia
• warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
• informacja na temat wadium
• kryteria oceny ofert i ich znaczenie
• miejsce i termin składania ofert
• termin związania ofertą.

Dla potencjalnego wykonawcy szczególnie istotne na tym etapie są informacje o przedmiocie zamówienia, jego wielkości i zakresie, warunki udziału w postępowaniu oraz termin realizacji zamówienia. Na podstawie tych informacji potencjalny wykonawca powinien zadać sobie dwa pytania:

Warto na tym etapie zwrócić uwagę na informację o zastosowaniu klauzul społecznych, która może znaleźć się w ogłoszeniu. To istotny warunek udziału w postępowaniu, zwłaszcza z perspektywy podmiotów ekonomii społecznej, natomiast zastosowane przez zamawiającego rozwiązanie, może ułatwić im pozyskanie zamówienia publicznego. Jeżeli zamawiający zastosował klauzulę usługową lub zastrzeżoną, to wyznaczają one warunki udziału w postępowaniu, dobrze jest więc określić, czy potencjalny oferent może spełnić te warunki. Jeżeli nie, to nie będzie mógł złożyć oferty.

Dla podmiotów ekonomii społecznej niemających doświadczeń w realizacji zamówień publicznych i/lub niemających wystarczającego potencjału do realizacji zamówienia, możliwością pozyskania zamówienia jest konsorcjum, czyli forma współpracy wykonawców. Konsorcjum może składać się z dwóch lub więcej wykonawców, wśród nich mogą być podmioty ekonomii społecznej, ale także formy rynkowe. Konsorcjum to dobre rozwiązanie, które może umożliwić podmiotom ekonomii społecznej realizację zamówień, zwłaszcza tych dużych, których w pojedynkę nie udałoby się im zrealizować, ale wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i ryzykiem związanymi z taką współpracą.

Analiza dokumentacji postępowania

Zawartość Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz Opisu Przedmiotu Zamówienia

W dokumentacji postępowania znajdziemy uszczegółowienie informacji zawartych w ogłoszeniu, a także dodatkowe informacje, na przykład dotyczące sposobu przygotowania oferty i wymaganych załącznikach. Należy ją dokładnie przeanalizować. Informacja jakie dokumenty dotyczące postępowania przygotował zamawiający i gdzie są dostępne znajduje się w ogłoszeniu o postępowaniu.

Dokumentacja postępowania może mieć różną formę. W przypadku zamówień o wartości równej lub większej niż 130 tys. zł podstawowym dokumentem jest specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) wraz z załącznikami. Jest to dokument bardzo szczegółowo opisujący to, co i kiedy ma być zrobione, jakie warunki musi spełnić wykonawca, jak przygotować ofertę, kiedy i w jaki sposób ją złożyć. Załącznikami do SWZ są wzory umów, oświadczeń, które musi złożyć oferent, wzór oferty oraz ewentualne wzory załączników do niej. Niekiedy, zwłaszcza w przypadku robót budowlanych, dokumentacja postępowania bywa obszerna, zawiera bowiem na przykład różnego rodzaju specyfikacje techniczne związane z realizacją zamówienia, pozwolenia na budowę czy projekty architektoniczne.

Potencjalny oferent musi się szczegółowo i dokładnie zapoznać z dokumentacją postępowania, aby mieć pewność, że jest w stanie wykonać wszystko, czego oczekuje zamawiający. Ma to istotne znaczenie nie tylko na etapie przygotowania oferty, ale przede wszystkim na etapie realizacji zamówienia.

Istotne są także warunki umowy, gdzie na przykład określone są sankcje z tytułu niedotrzymania jej warunków. Potencjalny oferent powinien przeanalizować ryzyko zajścia takich sytuacji i ewentualnie, jeżeli jest ono duże, wkalkulować potencjalne sankcje finansowe w cenę realizacji zamówienia.

Jeżeli nie wszystkie zapisy dokumentacji postępowania są zrozumiałe, można zadać zamawiającemu pytania służące wyjaśnieniu wątpliwości czy też niejasności. Sposób zadawania pytań opisany jest w dokumentacji postępowania. Na stronie internetowej, na której umieszczono dokumentację postępowania zamawiający umieszczają także zadawane przez zainteresowanych pytania i odpowiedzi. Również – co się zdarza – jeżeli potencjalny oferent dostrzeże błędy, braki czy niezgodności w dokumentacji postępowania powinien o tym powiadomić zamawiającego, który może je skorygować.

Wiedząc już jakie są szczegółowe wymagania zamawiającego i sankcje z tytułu ich niespełnienia, potencjalny oferent powinien podjąć decyzję, czy będzie je w stanie spełnić (sam, w konsorcjum lub z podwykonawcą). Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, to przechodzi do kolejnego kroku.

Dokumentacja postępowania, zwłaszcza w przypadku dużych zamówień, bywa obszerna i skomplikowana, ale należy ją przeczytać, zrozumieć, gdyż wykonawca nie tylko na etapie ubiegania się o zamówienie, ale przede wszystkim na etapie realizacji zamówienia będzie musiał się stosować do jej zapisów.

Analizując SWZ czy OPZ należy także zwrócić uwagę na wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia wynikające z zastosowanych przez zamawiającego klauzul społecznych: pracowniczej i zatrudnieniowej. Muszą one zostać co prawda spełnione w trakcie realizacji zamówienia, ale mogą mieć znaczenie na etapie planowania i tworzenia oferty. 

Wstępny plan realizacji zamówienia

Jak dobrze przygotować się do wykonania zamówienia, co należy wziąć pod uwagę?   

Podmiot ekonomii społecznej, zwłaszcza ten niemający doświadczeń w realizacji zamówień publicznych, powinien zaplanować realizację zamówienia, aby upewnić się, że sam, czy też wspólnie z podwykonawcą lub partnerami, będzie w stanie zrealizować zamówienie w terminie. Musi przy tym wziąć pod uwagę wszystkie elementy i warunki realizacji zamówienia znajdujące się w dokumentacji, w szczególności w części opisującej przedmiot zamówienia. Oferent nie może modyfikować ani zmieniać warunków określonych przez zamawiającego. Plan realizacji zamówienia powstaje więc z jednej strony w oparciu o warunki i oczekiwania zamawiającego, z drugiej na podstawie możliwości wykonawczych (ludzie, sprzęt, materiały, pieniądze) oferenta i jego ewentualnych partnerów czy podwykonawców. Przygotowanie planu realizacji zamówienia pozwoli, zwłaszcza mniej doświadczonym wykonawcom, realnie ocenić możliwości terminowego wykonania zamówienia i podjąć ewentualne racjonalne decyzje służące wzmocnieniu potencjału wykonawczego.

To także moment na podejmowanie istotnych decyzji. Jeżeli w kroku 1 potencjalny wykonawca ocenił, że będzie w stanie sam zrealizować zamówienie, a ze sporządzonego planu realizacji wyniknie, że brakuje mu na przykład ludzi do wykonania zamówienia, to musi się zastanowić czy warto zatrudnić nowych, czy może poszukać podwykonawcy lub partnera, który będzie nimi dysponował. Podobnie z innymi zasobami, na przykład, czy warto zainwestować w zakup dodatkowego sprzętu niezbędnego do realizacji zamówienia, czy może zatrudnić podwykonawcę lub pozyskać partnera, których taki sprzęt posiada.

Takie decyzje mają często swoje konsekwencje bardziej długofalowe niż tylko okres realizacji zamówienia, a przede wszystkim wpływają na koszty jego realizacji. Dlatego warto dobrze je na tym etapie przemyśleć.

Jeżeli po rozważeniu różnych wariantów wykonawczych (samodzielnie, z podwykonawcą, z partnerami) okazuje się, że nie da się zrealizować zamówienia w wymaganym terminie, to należy zrezygnować się z ubiegania o zamówienie. Przekraczanie terminów realizacji zamówienia będzie pociągać za sobą kary finansowe dla wykonawcy, a dodatkowo nie buduje jego wiarygodności i rzetelności w oczach zamawiającego.

Kalkulacja ceny realizacji zamówienia

Analiza czynników cenotwórczych związanych z realizacją zamówień publicznych

Cena jest jednym z istotniejszych kryteriów oceny ofert, może stanowić do 60% ogólnej oceny oferty, a niekiedy nawet więcej. Dlatego bardzo ważne jest rzetelne i optymalne jej skalkulowanie. Podmioty ekonomii społecznej powinny o tym pamiętać. Nawet zastosowanie klauzul społecznych nie wyklucza sytuacji, w której znajdzie się inny oferent, który wygra, dzięki niższej cenie.

Sposób kalkulacji ceny w dużych zamówieniach jest z reguły podany w SWZ. W małych zamówieniach także zamawiający stosują to rozwiązanie, ale częściej oferenci muszą podać na przykład cenę jednostkową za godzinę usługi (netto i brutto, czyli z VAT-em) oraz całkowitą cenę realizacji zamówienia (netto i brutto). Niewymagana jest szczegółowa kalkulacja kosztów w ofercie, tak, jak to jest wymagane w ofertach składanych w otwartych konkursach organizowanych w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Ale na własny użytek oferent powinien ją zrobić, żeby rzetelnie skalkulować cenę realizacji zamówienia. Pomocny w tym będzie przygotowany w poprzednim kroku plan realizacji zamówienia.

Kalkulując cenę realizacji zamówienia, trzeba znaleźć optymalną propozycję godzącą kilka, niekiedy sprzecznych czynników:

• rzeczywiste koszty realizacji zamówienia
• zysk finansowy wykonawcy
• zysk niefinansowy wykonawcy, czyli na przykład wejście w nowe obszary działań, pozyskanie zaufania zamawiającego itp.
• termin realizacji
• jakość realizacji
• ewentualne kary finansowe
• konkurencję.

Cena powinna być wypadkową tych czynników, co nie jest niekiedy proste do osiągnięcia. Z jednej strony naturalne jest dążenie do maksymalizacji zysku, z drugiej trzeba mieć świadomość, że w postępowaniu mogą pojawić się konkurencyjne oferty, które będą miały niższą cenę, na przykład dlatego, że konkurenci uwzględnią mniejszy zysk. Nie zawsze zysk finansowy jest najistotniejszy, niekiedy warto z niego zrezygnować na rzecz tego, że realizując zamówienie wykonawca będzie miał okazję wejść na nowy rynek, czy też przekonać do siebie nowego zamawiającego. Istotne jest także, aby nie zapominać o jakości i terminie realizacji zamówienia, obniżanie kosztów nie powinno na te czynniki wpływać negatywnie. Zaniżanie ceny może tak spowodować, że zostanie ona uznana za rażąco niską i zamawiający będzie domagał się od oferenta szczegółowych wyjaśnień, jak została ona skalkulowana, a w konsekwencji wiąże się to z ryzykiem odrzucenia takiej oferty.

Oferent powinien pamiętać, że kalkulując cenę realizacji zamówienia musi przestrzegać obowiązującego prawa w zakresie minimalnych stawek wynagrodzenia. Aby zorientować się, jaki pułap cenowy stosują konkurenci można przeanalizować ceny innych, rozstrzygniętych postępowań na podobne dostawy czy usługi. Informacje na ten temat dostępne są na stronach BIP zamawiających.

Sprawdzenie warunków udziału w postępowaniu i realizacji zamówienia

Warunki zamówienia określone w dokumentacji postępowania i umowie wpływają na koszty jego wykonania, a tym samym jego opłacalność, dlatego warto je dokładnie przeanalizować      

Przed przygotowaniem oferty potencjalny wykonawca musi upewnić się, że spełnia wszystkie warunki postawione przez zamawiającego, czy to na etapie składania ofert, czy realizacji zamówienia. Jeżeli okaże się, że ich nie spełnia, to oferta nie będzie rozpatrywana, a jeżeli okaże się to na etapie realizacji zamówienia, to grozi to karami finansowymi i rozwiązaniem umowy. Większość z tych warunków będzie zawarta w opisie przedmiotu zamówienia i tu także znajdą się na przykład warunki dotyczące zatrudnienia osób z grup zagrożonych wykluczeniem społecznym (klauzula zatrudnieniowa) czy też wymóg zatrudnienia na umowy o pracę przy realizacji określonych czynności (klauzula pracownicza).

Część warunków może mieć charakter kryteriów dostępu do postępowania, czyli tylko podmioty spełniające te kryteria mogą złożyć ofertę. Wśród tego rodzaju warunków może pojawić się klauzula zastrzeżona lub klauzula usługowa. Ale mogą być to też wymogi związane z posiadaniem przez wykonawcę uprawnień wymaganych prawem do realizacji zamówienia.

Istotne są także preferencje określone przez zamawiającego. Oznaczają one wymogi, które nie muszą być koniecznie spełnione przez oferenta, ale za ich wypełnienie uzyskuje on dodatkowe punkty w ocenie złożonej oferty, więc ma większe szanse na pozyskanie realizacji zamówienia. Preferencje są sformułowane w kryteriach oceny ofert, które opisane są w dokumentacji postępowania. Wśród kryteriów, poza ceną, mogą znaleźć się także aspekty społeczne, na przykład dodatkowe punkty dla wykonawców, którzy przy realizacji zamówienia zatrudnioną osoby bezrobotne czy niepełnosprawne.

Należy także zwrócić uwagę, jeżeli załączony został w dokumentacji postępowania, wzór umowy lub istotne postanowienia umowy. Mogą tam zostać określone dodatkowe zobowiązania wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia.

Oferent przed złożeniem oferty powinien uczciwe ocenić, czy jest lub będzie w stanie spełnić wszystkie warunki postawione przez zamawiającego. Potwierdza to załączając do oferty ogólne oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz inne oświadczenia dotyczące warunków szczególnych, na przykład spełniania warunków klauzuli zastrzeżonej. Oświadczenia oferenta składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej, do której może go pociągnąć zamawiający, jeżeli stwierdzi, że oferent poświadczył nieprawdę.

Trzeba pamiętać również, że jeżeli ofertę składa konsorcjum, czy też wykonawca przewiduje udział podwykonawcy, to podstawowe warunki musi spełnić każdy z członków konsorcjum czy też podwykonawca, co musi być potwierdzone oddzielnymi oświadczeniami czy innymi wymaganym dokumentami przez każdego partnera lub podwykonawcę.

Przygotowanie oferty i jej złożenie

Składanie oferty w odpowiedzi na ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest stosunkowo proste, ale warto robić to z należytą rozwagą i dokładnością 

Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie ze wzorem załączonym do dokumentacji postępowania lub jeżeli takiego wzoru nie ma, zgodnie z instrukcjami zawartymi w dokumentacji. Samo wypełnienie oferty, po przejściu poprzednich kroków, nie stanowi trudności, należy jednak dbać o staranność jej wypełnienia i unikanie błędów, zwłaszcza rachunkowych, gdyż mogą one stać się powodem do odrzucenia oferty. Jeżeli oferent nanosi poprawki na przygotowanej już ofercie, to powinien pamiętać, aby każda zmiana została opatrzona podpisem osoby, która dany dokument podpisała, aby zamawiający nie miał w tym zakresie wątpliwości.

Oferta jest sporządzana na piśmie. Oferty są składane na piśmie, w wersji papierowej bądź coraz częściej elektronicznej. Od stycznia 2021 roku wszystkie postępowania o zamówienia o wartości równej lub większej niż 130 tys. zł muszą mieć formę elektroniczną. Niezwykle ważne jest, aby załączyć do oferty wszystkie wymagane załączniki, gdyż ich brak, może być powodem odrzucenia oferty. Należy także zwrócić uwagę, czy zamawiający żąda oryginałów, czy kopii dokumentów znajdujących się w załącznikach. Wszystkie oświadczenia oferenta muszą być podpisane i złożone w oryginale, inne dokumenty, na przykład świadectwa potwierdzające wykształcenie personelu czy referencje oferenta z reguły załączane są jako kopie. Warto zwrócić uwagę, czy zamawiający wymaga, aby kopie były poświadczone za zgodność z oryginałami. W przypadku ofert składanych elektronicznie załączniki mają formę zeskanowanych dokumentów opatrzonych podpisami. 

Oferent musi także zwrócić uwagę, na to, które dokumenty potwierdzające warunki określone przez zamawiającego muszą być załączone do oferty, a które wykonawca będzie musiał złożyć na późniejszym etapie postępowania, o ile jego oferta będzie oceniona jako najkorzystniejsza.

W dokumentacji postępowania znajdują się także informacje dotyczące sposobu złożenia ofert, liczby egzemplarzy oraz terminu. Tych wymogów oferent musi bezwzględnie przestrzegać, bo spóźnienie się ze złożeniem oferty czy złożenie jej nie w takiej formie, jak wymagał tego zamawiający, spowoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.

Niekiedy zamawiający żądają także od oferentów wpłacenia wadium, ale w małych zamówieniach taki wymóg jest rzadko stosowany. W takim przypadku do oferty należy dołączyć potwierdzenie wpłacenia wadium na konto wskazane przez zamawiającego. Wadium po rozstrzygnięciu postępowania jest zwracane jego uczestnikom, chyba, że w sposób zawiniony przez siebie nie złożyli w trakcie postępowania dokumentów wymaganych przez zamawiającego. Oferent powinien uzyskać od zamawiającego potwierdzenie złożenia oferty w wymaganym terminie.

Przygotowanie i złożenie oferty nie są skomplikowane, ale należy przestrzegać wszystkich warunków w tym zakresie określonych przez zamawiającego. Ich niespełnienie, nawet tych mniej istotnych z punktu widzenia oferenta, może skutkować tym, że oferta nie będzie oceniania. Nie należy modyfikować ofert na własną rękę, jeżeli oferent ma wątpliwości dotyczące sposobu przygotowania oferty, powinien wyjaśnić to z zmawiającym przed jej złożeniem.

Przykładowe wzory ofert i formularzy innych dokumentów w postępowaniach o zamówienia o wartości równej lub większej niż 130 tys. zł znajdują się w Bazie Wiedzy na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

Ocena ofert i wybór wykonawcy

Czego oferent może spodziewać się ze strony Zamawiającego na etapie oceny ofert?

Ocena złożonych ofert oraz wybór wykonawcy należą do zamawiającego, ale oferent musi w tym czasie także zachować czujność. Zamawiający może bowiem żądać od niego dodatkowych dokumentów i wyjaśnień, a jeżeli oferent nie przekaże ich w wymaganym przez zamawiającego terminie, może to stanowić podstawę do wykluczenia oferenta z postępowania. Stąd istotna praktyczna wskazówka dla oferenta: w ofercie należy podać osobę do kontaktu, która będzie dostępna i będzie w stanie szybko zareagować na żądania zamawiającego.

Proces oceny ofert i wyboru wykonawcy może trwać od kilku dni do kilku miesięcy, wszystko to zależy od specyfiki konkretnego postępowania. W przypadku przetargów zamawiający na platformie zakupowej, z której korzysta i na stronie BIP umieszcza informację z otwarcia ofert oraz informację o informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, w której znajduje się ocena punktowa wszystkich rozpatrywanych ofert, ewentualnie informacje o unieważnieniu postępowania. W przypadku zapytań ofertowych zamawiający umieszcza z reguły jedynie informacje o wyborze wykonawcy. Uczestnik postępowania może także złożyć odwołanie od decyzji o wyborze wykonawcy. Ta możliwość dotyczy zamówień o wartości równej lub większej niż 130 tys. zł, a procedurę ich składania i rozpatrywania reguluje Prawo zamówień publicznych. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, a kopię przesyła zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. W przypadku wniesienia odwołania zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze, zwanych dalej „orzeczeniem”.

Nowe Prawo zamówień publicznych wprowadziło także możliwość wniesienia skargi na orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie, będącego sądem zamówień publicznych.

Podpisanie umowy

Od podpisania umowy na realizację zamówienia publicznego przedsiębiorstwo społeczne dzieli jeden krok - warto wiedzieć jakie dokumenty będą niezbędne na tym etapie  

To ostatni krok na drodze do realizacji zamówienia. Po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek do wykluczenia. Są to warunki określone w dokumentacji postępowania, więc oferent miał możliwość przygotowania ich wcześniej. Zamawiający daje określony czas wykonawcy na przekazanie tych dokumentów, nie może być on krótszy niż 5 dni. Wykonawca nie musi składać zamawiającemu tych dokumentów, które są publicznie dostępne w odpowiednich, bezpłatnych bazach elektronicznych (np. KRS), o ile wskaże zamawiającemu, skąd może sobie te informacje pobrać.

Wykonawca z reguły zna podstawowe zapisy umowy z dokumentacji postępowania, ale przed jej podpisaniem powinien się z nią dokładnie zapoznać i jeszcze raz stwierdzić, że jest w stanie wypełnić jej warunki.  

Przed podpisaniem umowy zamawiający może także żądać potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków związanych z realizacją zamówienia. Dotyczy to także klauzul społecznych. Zamawiający może żądać np. oświadczeń, że wykonawca zatrudnił do realizacji zamówienia wskazaną liczbę osób bezrobotnych czy niepełnosprawnych czy też zatrudnił na umowy o pracę pracowników realizujących wskazane czynności.

Opisane wyżej kroki dotyczą postępowań, w których pojawia element konkurencji. W przypadku zamówień udzielanych bezpośrednio strony uzgadniają zakres i warunki realizacji zamówienia oraz cenę i podpisują umowę. W tych przypadkach umowa ma szczególne znaczenie i wymaga bardzo dokładnego przeczytania.