Monitoring i kontrola wypełniania klauzul społecznych

Weryfikacja wykonania zadania publicznego a weryfikacja stosowania klauzul społecznych

Wskazówki zawarte poniżej mają na celu zweryfikowanie wyłącznie tego, czy wypełniono klauzulę społeczną, a nie czy wypełniono zlecone zadanie. Są to dwie odrębne kwestie, które powinny być badane osobno. Na przykład, jeśli gmina X zleca utrzymanie czystości w obiekcie, którego jest właścicielem i w ogłoszeniu przetargowym zawrze klauzulę społeczną dotyczącą zatrudnienia do zadania osób z niepełnosprawnościami – w niniejszym dokumencie podpowiemy, jak sprawdzić czy wypełniono zapisy dotyczące osób z niepełnosprawnościami, nie będziemy natomiast rozważać tego w jaki sposób sprawdzić poziom czystości w obiekcie.

Zakłada się, iż monitorowanie wykonywania zadań zlecanych przez JST powinno odbywać się dwutorowo:

• najpierw powinno się zweryfikować czy zlecone zadanie w ogóle zostało wykonane;  w zależności od tego jakiego zakresu ono dotyczyło (np. zachowania czystości, transportu publicznego, usług opiekuńczych etc.) sprawdzenia tego powinny dokonać osoby posiadające wiedzę na temat zlecanego zakresu zadań
• drugą kwestią jest zweryfikowanie, czy podczas wykonywania zadania dochowano zapisów i obostrzeń zawartych w klauzuli społecznej.

Ponieważ proces pierwszy uzależniony jest w pełni od tego, co jest przedmiotem zamówienia i nie da się przewidzieć jakie usługi bądź zadania JST zleci wykonawcy, niniejszy dokument skupia się wyłącznie na drugim z wymienionych procesów, który może być przeprowadzony w sposób uniwersalny, bez względu na charakter zlecenia. Według polskiego ustawodawstwa, JST może przeprowadzić postępowanie ofertowe w oparciu o Ustawa z dnia 11września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych. W szczególności najistotniejszym jej zapisem (dotyczącym postępowania z klauzulą) jest art. 94 ust. 1 i 2, definiujący podstawowe założenia dotyczące tego, komu dedykowane są klauzule, a także art. 96 ust. 2 pkt 2 oraz art. 361 ust. 1 i 2, uzupełniające jego zapisy. W oparciu o nie JST może zastrzec w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne oraz inni wykonawcy, których działalność, lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych. W dalszej części ustawa wymienia poszczególne grupy zmarginalizowane. Innymi słowy, przepisy określają kto może ubiegać się o zlecenia opatrzone klauzulą społeczną, kogo powinien zatrudniać do wykonania zlecenia i w jakiej ilości. Zatem monitorowanie tego, czy zleceniobiorca stosuje się do klauzul w trakcie wykonywania zadania, polega właśnie na zweryfikowaniu tych trzech podstawowych kwestii.

W tabeli poniżej zebrane zostały podstawowe sposoby kontrolowania przez zamawiającego wypełniania przez wnioskodawcę wymogów określonych w klauzulach. Są to obowiązki wykonawcy, które należy umieścić w umowie.

Weryfikacja zleceniobiorcy

Dokumenty umożliwiające weryfikację zleceniobiorcy w zależności od jego rodzaju

Podczas ogłaszania zamówienia JST musi zaznaczyć jakie podmioty mogą być jego adresatem. Zatem monitorując wypełnianie klauzuli należy przede wszystkim stwierdzić, czy dany podmiot należy do grupy przedsiębiorców uprawnionych do ubiegania się o takie zlecenie (mogą to być Zakłady Pracy Chronionej, lecz również Spółdzielnie Socjalne, Centra Integracji Społecznej, Kluby Integracji Społecznej, Warsztaty Terapii Zajęciowej, Zakłady Aktywności Zawodowej, Spółdzielnie Inwalidów, lub Przedsiębiorstwa Społeczne prowadzone przez Organizacje Pozarządowe).

Aby nie dopuścić to do sytuacji, w której na zleceniobiorcę wybrano by podmiot nieuprawniony do tego, weryfikację tą należy przeprowadzić już na etapie wybierania zleceniobiorcy. Innymi słowy, podmioty biorące udział w postępowaniu ofertowym powinny wraz ze swoją ofertą od razu składać dokumenty potwierdzające ich status. Podstawowym sposobem weryfikacji jest oświadczenie o spełnianiu warunków objętych klauzulą, które wykonawca i/lub podwykonawca składa wraz z ofertą pod rygorem odpowiedzialności karnej. Jeżeli zamawiający uznaje oświadczenie za niewystarczający sposób weryfikacji, to może żądać dodatkowych dokumentów potwierdzających na przykład status wykonawcy. W zależności od tego którym z wymienionych podmiotów jest oferent, powinien wraz z ofertą dostarczyć poniższe dokumenty potwierdzające jego status:

• w przypadku Zakładów Pracy Chronionej: dokument potwierdzający nadanie statusu zakładu pracy chronionej przez wojewodę (Wykaz Zakładów Pracy Chronionej w Woj. Pomorskim)
• w przypadku przedsiębiorstw społecznych prowadzonych przez NGO: statut organizacji, mówiący o przekazywaniu dochodów na cele statutowe + dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej
• w przypadku Centrów Integracji Społecznej: dokument potwierdzający nadanie statusu Centrum Integracji Społecznej przez wojewodę (Wykaz Centrów Integracji Społecznej w Woj. Pomorskim)
• w przypadku Klubów Integracji Społecznej: dokument potwierdzający powołanie KIS przez JST lub NGO
• w przypadku Spółdzielni Socjalnych: dokument potwierdzający rejestrację spółdzielni w KRS
• w przypadku Spółdzielni Inwalidów: dokument potwierdzający rejestrację spółdzielni w KRS
• w przypadku Warsztatów Terapii Zajęciowej: dokument potwierdzający powołanie WTZ (umowa z PCPR o powołaniu i finansowaniu WTZ przez powiat)
• w przypadku Zakładów Aktywności Zawodowej: dokument potwierdzający nadanie statusu Zakładu Aktywności Zawodowej  przez wojewodę (wykaz zakładów aktywności zawodowej w woj. pomorskim).

Jeśli podmiot nie jest w stanie dostarczyć dokumentów potwierdzających jego status należy uznać, iż prawdopodobnie nie jest podmiotem uprawnionym do realizacji zadania. W takiej sytuacji należy zatem uznać, że nie spełnia on zapisów klauzuli społecznej i nie powinien być brany pod uwagę w trakcie dalszego postępowania. Należy jednak pamiętać, iż w niektórych okolicznościach wspomniane wyżej dokumenty mogą być niewystarczające do pełnego stwierdzenia, czy dany podmiot jest uprawomocniony do ubiegania się o zlecenie. Mowa tutaj o postępowaniach ofertowych ogłoszonych w oparciu o art. 361 ust. 1 i 2 PZP. Przepis ten mówi, iż zamawiający może zastrzec w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia na usługi zdrowotne, społeczne oraz kulturalne objęte kodami CPV 75121000-0, 75122000-7, 75123000-4, 79622000-0,79624000-4, 79625000-1, 80110000-8, 80300000-7, 80420000-4, 80430000-7, 80511000-9, 80520000-5, 80590000-6, od 85000000-9 do 85323000-9, 92500000-6, 92600000-7, 98133000-4, 98133110-8, określonymi we Wspólnym Słowniku Zamówień, mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają dodatkowe warunki. A mianowicie, oprócz prowadzenia działalności o charakterze non profit, potwierdzonej przez wyżej wymienione dokumenty, należy dodatkowo być podmiotem:

• którego struktura zarządzania lub struktura własnościowa opiera się na współzarządzaniu w przypadku spółdzielni, akcjonariacie pracowniczym lub zasadach partycypacji pracowników, co wykonawca określa w swoim statucie
• oraz w ciągu ostatnich 3 lat poprzedzających dzień wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na usługi społeczne nie udzielono mu zamówienia na podstawie tego przepisu przez tego samego zamawiającego.

Jeśli zatem JST ogłosi postępowanie ofertowe w oparciu o art. 361 ust. 1 i 2 PZP, podmioty ubiegające się o zlecenie muszą, oprócz wspomnianych wcześniej dokumentów, dostarczyć także swój status oraz oświadczenie o nie wykonywaniu w ciągu ostatnich 3 lat zamówień dla tego samego zamawiającego (w oparciu o te same przepisy). Niedostarczenie statusu potwierdzającego strukturę podmiotu opartą na współzarządzaniu w przypadku spółdzielni, akcjonariacie pracowniczym lub zasadach partycypacji pracowników, oznacza niespełnienie wymogu i odrzucenie oferty.

Podobny efekt przynosi niedostarczenie oświadczenia o niewykonywaniu zamówień. Jeśli jednak podmiot dostarczy takie oświadczenie, należy to zweryfikować i sprawdzić w archiwach JST czy w ciągu ostatnich 3 lat rzeczywiście podobne zlecenie nie było zamawiane u tego podmiotu. Należy zwrócić uwagę, że warunki klauzuli usługowej spełniają przedsiębiorstwa społeczne – interaktywna baza przedsiębiorstw społecznych Baza przedsiębiorstw Społecznych MRPiPS.  

Weryfikowanie osób zatrudnionych do zadania i ich liczby

Możliwość sprawdzenia zatrudnienia wynikającego z zastosowanych klauzul społecznych

Drugim krokiem, jaki należy wykonać w trakcie monitorowania stosowania klauzul, jest sprawdzenie czy podmiot wykonujący zadanie zatrudnił do jego wykonania osoby wskazane w klauzuli. W przeciwieństwie do poprzednio opisanych działań, te wykonuje się po realizacji zadania przez podmiot.

Jeśli zadanie zlecone podmiotowi jest stosunkowo krótkie w realizacji, np. zlecono przeprowadzenie uporządkowania terenu parku, które potrwa około 3 miesięcy - monitoring zatrudnionej kadry powinno się przeprowadzić jednorazowo, po zakończeniu realizacji zadania.

Jeśli jednak zlecone zadanie jest długotrwałe i realizowane w sposób ciągły przez okres np. kilku lat, monitoring należy prowadzić cyklicznie, powtarzając go co kilka miesięcy.

Trudno jednoznacznie określić jak często monitoring powinien być powtarzany. Decyzję tą należy podjąć indywidualnie, w zależności od rozpatrywanego zlecenia. Wydaje się jednak, że okres 6 miesięcy jest stosunkowo optymalnym, w przypadku długotrwałych zleceń.

Podstawowym sposobem weryfikacji jest oświadczenie składane przez wykonawcę. Jeżeli zamawiający uzna, że to niewystarczający sposób może żądać dodatkowych dokumentów od wykonawcy. W opisywanej sytuacji monitoringowi podlegają dokumenty, które podmiot realizujący zadanie powinien być zobowiązany przedłożyć, na wezwanie jednostki monitorującej. Zleceniobiorca musi dostarczyć kopie umów o pracę, które podpisał z każdą z osób wykluczonych, zaangażowanych do realizacji zadania. Kopie te muszą być zanonimizowane, to znaczy poza imieniem i nazwiskiem zatrudnionego muszą być pozbawione danych osobowych.

Ostatnią kwestią wymagającą weryfikacji jest liczba osób wykluczonych, zaangażowanych do realizacji zadania. W postępowaniu ofertowym określa się ilość osób wykluczonych, jakie mają być zaangażowane do zadania (zgodnie z art. 22 ust. 2a ich ilość nie może być mniejszą niż 30% całej kadry). Aby tego dokonać, zleceniobiorca składa oświadczenie o spełnianiu warunku procentowego zatrudnienia.

Generalnie zamawiający nie ma uprawnień do dostępu do danych osobowych zatrudnionych, w tym także danych wrażliwych. Dlatego, jeżeli zamawiający ma wątpliwości dotyczące spełniania warunków związanych z zatrudnieniem osób marginalizowanych czy też zatrudnieniem na umowy o pracę może zwrócić się z prośbą o kontrolę zatrudnienia do Państwowej Inspekcji Pracy, która ma uprawnienia do wglądu w dane osobowe zatrudnionych.