Rozpoznanie potencjalnych zamówień dla PES w samorządach

Jak szukać potencjalnych zamówień publicznych, skąd brać inspiracje 

Każda jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) ma swoje specyficzne, ustawowo określone zadania, które musi realizować. Wynikają one z Ustawa o samorządzie gminnym, Ustawa o samorządzie powiatowym, oraz Ustawa o samorządzie województwa. Zadania te realizuje urząd oraz jego jednostki organizacyjne, takie jak ośrodek pomocy społecznej, zakład gospodarki komunalnej, ośrodek zdrowia, dom kultury itd. Niektóre samorządy przekazują realizację zadań do powołanych przez nie spółek, np. sprawy wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych. Jednak większość samorządów nie jest w stanie samodzielnie w całości realizować wszystkich zadań. Dlatego też zleca realizację zadań publicznych na zewnątrz. Podstawowym sposobem zlecania i realizacji zadań publicznych przez podmioty niepubliczne są zamówienia publiczne. Obok tego JST mogą także powierzać lub wspierać wykonywanie zadań publicznych zlecając je w innych formach, na przykład w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zarówno jeden, jak i drugi sposób zlecania zadań może być wykorzystywany przez podmioty ekonomii społecznej. 

Największym źródłem zleceń dla PES jest samorząd gminy, gdyż to właśnie do zadań gminy należy zaspokajanie podstawowych potrzeb obywateli, takich jak np. utrzymanie czystości i porządku w miejscach publicznych, sprawy zieleni i zadrzewień, czy też pomoc społeczna, w tym zapewnienie usług opiekuńczych. 

Samorządy powiatu i województwa także mają zadania, które zlecają na zewnątrz, jednak rodzajowo jest ich mniej niż w przypadku samorządu gminnego, a ich realizacja dotyczy odpowiednio mieszkańców powiatu lub województwa. Także w przypadku tych samorządów mogą się pojawić zadania, które potencjalnie mogą być realizowane przez PES, na przykład prace remontowo-budowlane, usługi porządkowe, czy działania promocyjne.

Z perspektywy PES istotne jest rozpoznanie zadań publicznych, które samorząd może im zlecać. Jest ono łatwiejsze w sytuacji, w której samorządy określiły te zadania, na przykład w programie współpracy z organizacjami pozarządowymi lub lokalnym programie wspierania ekonomii społecznej, które coraz częściej przyjmują samorządy.

Jeśli natomiast nie ma takiego Programu, to warto zajrzeć do strategii rozwoju gminy czy powiatu, strategii rozwoju społeczno-gospodarczego, czy też do strategii rozwiązywania problemów społecznych. To w nich znajdziemy najważniejsze dla nas informacje: czy dany samorząd wie czym jest ekonomia społeczna? czy planuje w tych strategiach jakieś działania na rzecz rozwoju ekonomii społecznej i czy działania te ograniczają się jedynie do edukacji społeczności lokalnej, czy też uznano za priorytet realizację zadań publicznych we współpracy z PES? w jakim zakresie zamierza zlecać zadania? czy zadania będą zlecane tylko PES, czy też będą one np. brane pod uwagę w pierwszej kolejności? itd. Dokumenty te wskażą nam zatem kierunki działania tych samorządów oraz ich priorytety.

Kolejnym krokiem powinno być sięgnięcie do statutów urzędów oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych. Pozwoli nam to określić np.: kto w naszej gminie realizuje usługi opiekuńcze? kto odpowiada za koszenie trawników na terenach gminnych? komu podlegają parki i boiska sportowe? Te dokumenty pokazują za jakie zadania odpowiada dana jednostka, czy też wydział urzędu. Wskazują nam potencjalnych zleceniodawców oraz obszar interwencji.

Kiedy już ustalimy, że nasz samorząd chce zlecać zadania PES, oraz kto za co odpowiada, to pozostało nam ustalić: jakie usługi może zlecić samorząd naszemu przedsiębiorstwu społecznemu? Najprostszym, a jednocześnie najskuteczniejszym sposobem jest zapytanie o to naczelników/dyrektorów poszczególnych wydziałów w urzędzie oraz kierowników jednostek organizacyjnych. W takim zapytaniu, koniecznie pisemnym, warto poruszyć następujące kwestie: w jakim zakresie, w jakiej formie oraz w jakim okresie mogliby zlecić nam realizację swoich zadań, jakimi środkami dysponują na te zadania w bieżącym roku, oraz jakie planują na rok następny. Ważne, żeby zapytanie zadane było w identyczny sposób do wszystkich, gdyż pozwoli nam to zebrać i porównać uzyskane odpowiedzi.

Ofertę przedsiębiorstwa społecznego należy komunikować – omawiamy jak dbać o to aby nas rozpoznawano

Dla pozyskania zleceń istotne znaczenie ma wizerunek podmiotu w społeczności lokalnej. Warto pamiętać o pozytywnych relacjach zarówno z władzami, naczelnikami, dyrektorami, kierownikami, ale też z radą gminy/powiatu. Tym bardziej, że realizacja zleceń przez podmiot ekonomii społecznej nie ma wcale oznaczać oszczędności - wcale nie jest przecież tańsze niż to, realizowane przez firmy prywatne. PES tak samo musi zarobić na wynagrodzenia, składki, podatki i inne bieżące koszty działalności! Warto pamiętać także, że samorządy zazwyczaj zlecają realizację zadania na dany rok kalendarzowy. Zatem w trakcie roku może być trudno pozyskać zlecenia, jeżeli samorząd już zlecił je komuś innemu. 

Urzędnicy powinni mieć także bieżący dostęp do informacji o działalności PES. Wiedząc, co PES robi, jaki jest jego potencjał wykonawczy, jakie ma doświadczenia, może świadomie kierować do niego zapytania ofertowe czy też informacje o przetargach. Źródłem takiej wiedzy mogą być różnego rodzaju bazy danych o podmiotach ekonomii społecznej. Dlatego PES z województwa pomorskiego, a w szczególności z powiatu słupskiego, powinny wpisywać się do Bazy PES Modelu i pamiętać o aktualizowaniu swoich danych. Może to zwiększyć ich szanse na realizację zamówień JST z powiatu i regionu. 

Ustalanie lokalnych potrzeb i możliwości w zakresie potencjalnego zapotrzebowania na zlecenie usług PES-om zależy także od tego, czy chcemy świadczyć usługi w odpowiedzi na te potrzeby, czy też mamy konkretnych pracowników, już zatrudnionych czy potencjalnych, o określonych predyspozycjach, czy ograniczeniach, i poszukujemy zleceń odpowiadających ich możliwościom, oraz potrzebom.

Z perspektywy PES szczególnie cenna jest realizacja usług społecznych, czyli tych, których odbiorcami są bezpośrednio mieszkańcy społeczności lokalnej. Po pierwsze dlatego, że bardzo często są to usługi zaspokajające podstawowe potrzeby społecznej, jak mieszkanie, wyżywienie czy opieka. Po drugie mogą to być usługi, które wiążą się z działalności społeczną PES, a ich odbiorcami mogą być beneficjenci statutowych działań PES. Po trzecie, świadcząc usługi społecznej PES może nawiązywać trwałe relacje z mieszkańcami społeczności lokalnej, budować swój prestiż i zaufanie.

Usługi społeczne najczęściej realizowane przez PES to:

• usługi opiekuńcze i opieka nad osobami zależnymi (np. dzieci, osoby starsze),
• usługi edukacyjne (np. organizacja kursów, szkoleń, prelekcji),
• organizacja czasu wolnego (m. in. dla dzieci i osób starszych),
• działania na rzecz bezpieczeństwa (m. in. gaszenie pożarów, ratownictwo),
• wsparcie specjalistyczne (m. in. psychologiczne, prawne),
• poradnictwo i opieka medyczna,
• dożywianie osób w trudnej sytuacji życiowej (np. klientów OPS),
• produkcja gadżetów reklamowych na potrzeby promocji JST.

Przygotowanie się do realizacji zamówień publicznych

Sięganie po zamówienia publiczne nie jest trudne i można się do tego przygotować

Większość podmiotów ekonomii społecznej nie ma doświadczeń w ubieganiu się o zamówienia publiczne. Dlatego tak ważne jest, aby po rozpoznaniu zadań, które potencjalnie mogą być realizowane przez PES, przygotować się do ich pozyskania.

Przydaje się do tego podstawowa wiedza dotycząca zamówień publicznych. Oczywiście PES nie musi zgłębiać całego Prawa zamówień publicznych, ale powinien znać podstawowe zasady, reguły oraz tryby udzielania zamówień. Duża część zadań zlecanych PES będzie miała wartość mniejszą niż 130 tys. zł, dlatego warto poznać wewnętrzne regulaminy udzielania takich zamówień przyjmowane przez zamawiających. Przykładem może być  regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Rzeszowa, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł netto. Z reguły najmniejsze zamówienia, np. o wartości do 10 tys. złotych są udzielanie bezpośrednio, czyli bez konieczności organizowania przetargu czy wysyłania zapytania ofertowego. Wartość tych zamówień zamawiający określa indywidualnie w swoim regulaminie.

Jeśli chodzi o samo przygotowanie oferty, a potem realizację wymogów określonych w umowie, to oczywiście najlepszą szkołą jest praktyka. Trzeba po prostu próbować ubiegać się o zamówienia i rzetelnie je realizować, a im więcej PES ich zrealizuje, tym sprawniej będzie ubiegał się i realizował kolejne. Pomocne mogą być wskazówki dotyczące przygotowania oferty znajdujące się w sekcji „Działam”.

W przypadku braku doświadczenia, aby zmniejszyć ryzyko niepowodzenia, PES mogą zaczynać od ubiegania się o krótkie zamówienia o niewielkiej wartości. To pozwoli im zdobyć doświadczenie i umożliwi w przyszłości ubieganie się o realizację coraz poważniejszych zadań. Ta metoda małych kroków jest także użyteczna z punktu widzenia zamawiającego, który zaczyna przekonywać się do wykonawcy, z którym wcześniej nie miał do czynienia. Na początku drogi w zamówieniach publicznych PES powinien skorzystać ze wsparcia OWES, a także, o ile to możliwe, z doświadczeń innych podmiotów ekonomii społecznej

Drugi element przygotowania PES do realizacji zamówień publicznych, to samoocena zdolności do ich wykonania. Wiedząc, jakich zamówień ma udzielić samorząd, PES powinien ocenić, czy ma potencjał niezbędny do tego, żeby je zrealizować. Ten potencjał w przypadku PES to przede wszystkim ludzie, a także maszyny, urządzenia, budynki, technologie. PES musi sobie uczciwie odpowiedź na kilka kluczowych pytań:

• czy dysponuje osobami, które są w stanie zrealizować zamówienie, pod względem sprawności psycho-ruchowej, motywacji, umiejętności i doświadczeń?
• czy dysponuje tymi osobami w liczbie, adekwatnej do skali zamówienia?
• czy dysponuje doświadczeniem instytucjonalnym, które jest niekiedy wymagane do realizacji zamówienia?
• czy dysponuje odpowiednim sprzętem, maszynami, budynkami niezbędnymi do tego, żeby zrealizować zamówienie?

W tym przypadku idealnie sprawdza się powiedzenie: mierz siły na zamiary. Potencjał PES musi zapewniać skuteczną, rzetelną i terminować realizację zamówienia, w przeciwnym razie PES mogą dotknąć przykre konsekwencje finansowe i wizerunkowe. Nie należy w związku z tym ubiegać się o lukratywne zamówienie, jeżeli nie ma się potencjału niezbędnego do jego wykonania.

Wracając do ludzi to istotne jest, aby PES miał osobę, która będzie sprawnie nim zarządzać. To jest potrzebne generalnie, ale przydaje się zwłaszcza w przypadku realizacji zamówień publicznych, gdzie dobre planowanie, motywowanie ludzi do pracy, wprowadzanie odpowiednich zmian w trakcie realizacji zamówienia, może decydować o jego powodzeniu.

Kolejny element przygotowań, to ocena konkurencji. W większości zamówień nawet zastosowanie klauzul społecznych nie eliminuje potencjalnych konkurentów. Mogą być to firmy rynkowe, a w przypadku klauzul zastrzeżonych, inne podmioty ekonomii społecznej. Warto więc ocenić swoje szanse pozyskania zamówienia na tle potencjalnych konkurentów. Aby to zrobić PES powinien wiedzieć, na ile silna jest konkurencja i jakie są jej atuty. Dzięki takiej ocenie PES może racjonalnie podjąć decyzję o ubieganiu się o zamówienie. Czasami taka analiza może doprowadzić do wniosku, że zamiast konkurować, bardziej opłaca się współpracować, czyli zaproponować, zwłaszcza innym PES wspólne złożenie oferty.

Czwarty element oceny to analiza korzyści wynikających z realizacji zamówienia dla PES. O tych korzyściach mowa jest w pierwszej części, tu należy podkreślić, że warto zrobić sobie własny bilans kosztów i korzyści dla każdego zamówienia i jeśli w ogólnych rozrachunku koszty przewyższają korzyści, to jest to sygnał do tego, aby nie ubiegać się o realizację zamówienia.

W tym bilansie PES musi brać również pod uwagę przyjętą strategię działania, gdyż nie pozostaje ona bez wpływu przede wszystkim na rodzaj i wielkość zamówień realizowanych przez PES. W praktyce najczęściej podmioty ekonomii społecznej stosują dwie strategie. Pierwsza to wąska specjalizacja. Jesteśmy podmiotem łatwo rozpoznawalnym i kojarzonym z jakąś naszą specjalnością: animacja czasu wolnego, działalność terapeutyczna, prowadzenie określonych zajęć sportowych, poligrafia, prowadzenie żłobka lub przedszkola, prowadzenie restauracji. Przyjęcie takiego rozwiązania pozwala wzmacniać nasz wizerunek jako lokalnego „monopolisty” w danym zakresie, podmiot, do którego jak w dym można się zgłosić po specjalistyczną usługę czy produkt. Przy takiej strategii PES powinien ubiegać się o te zamówienia, które mieszczą się w jego sferze specjalizacji.

Druga strategia, to strategia ameby: wypuszczamy się w różne zakamarki, eksplorujemy wszystkie możliwości, jesteśmy gotowi podjąć się każdej pracy, cechuje nas elastyczność i skłonność do pewnego ryzyka. Nie oznacza to, że takie podmioty podejmują się zadań, które przerastają ich możliwości – raczej są przygotowani na różne okazje, a jeśli taka się nadarzy, oni już tam są. Takie przedsiębiorstwa łatwo poznać, to zakłady wielobranżowe: organizacja i obsługa imprez okolicznościowych, pielęgnacja terenów zielonych, usługi gastronomiczne, ogrodnicze, opiekuńcze, porządkowe i remontowo-budowlane. To już nie jest tylko szycie, kaletnictwo, wyrób maskotek czy wybijanie monet. Tutaj pojawia się silnie zmotywowany zespół osób różnorodnych, z szerokim doświadczeniem życiowym, często stanowiący sumę mniejszych grup zadaniowych.

Każda z tych strategii może być skuteczna, to zależy od indywidualnej specyfiki PES i otoczenia, w którym działa. Ale każda warunkuje inne podejście do zamówień publicznych. Pierwsza oznacza koncentrowanie się na tych zamówieniach, które mieszczą się w specjalizacji PES, druga strategia skłania do realizacji szerokiego spektrum zamówień, oczywiście w granicach możliwości PES.

Kolejna kwestia dotyczy klauzul społecznych. PES powinien rozważyć po pierwsze, czy jest w stanie spełnić wymogi określone w klauzulach, a po drugie, czy ich stosowanie w trakcie realizacji zamówienia może mu przynieść korzyści. Więcej o potencjalnych korzyściach dla PES ze stosowania klauzul społecznych mowa jest w Kroku 3. Jeżeli okaże się, że PES nie jest w stanie spełnić warunków klauzuli społecznej lub, że ich zastosowanie nie przyniesie mu spodziewanych korzyści, to oczywiście nie powinien ubiegać się o takie zamówienie.

Przygotowując się do realizacji zamówień PES powinien rozważyć możliwości wzmocnienia swoich zdolności do realizacji zamówienia. Jeżeli to jest opłacalne, to PES z własnych środków lub wykorzystując pożyczkę albo leasing może na przykład dokupić maszyny czy sprzęt niezbędny do realizacji zamówień. Pomocne w pozyskaniu pożyczek i innych form wsparcia mogą być OWES-y. PES może zatrudnić również dodatkowe osoby. Może także ubiegać się o realizację zamówienia w konsorcjum z firmami rynkowymi lub innymi podmiotami ekonomii społecznej.